Din octombrie pana in martie, calendarul firmelor ramane la fel de plin, dar serile se scurteaza si temperatura scade sub 10 grade dupa ora 18. Petrecerile pe terasa din vara nu mai pot fi copiate ca atare.
Pentru cei care se ocupa de organizare evenimente corporate, sezonul rece aduce alte intrebari. Unde sta grupul daca ploua? Cat de cald e in sala la ora 22? Ce se serveste cand invitatii vin din frig, cu hainele ude?
Raspunsurile tin de spatiu, de lumina si de meniu. Fiecare dintre ele se planifica diferit fata de un eveniment de iunie, iar rezervarile se fac mai devreme. Un eveniment mare din decembrie are nevoie de cam doua luni de pregatire, mult mai mult decat vara.
Meniul adaptat lunilor reci
Toamna si iarna, invitatii mananca altfel. Portiile devin ceva mai consistente, iar preparatele calde castiga teren in fata celor reci. Un serviciu de catering Sector 1 care lucreaza pentru birourile din zona Aviatorilor sau Baneasa vede la evenimentele din noiembrie mai multe cereri pentru supe crema si feluri gatite lent.
Ingredientele de sezon ajuta la gust si la cost. Dovleacul, ciupercile, sfecla, gutuile si varza se gasesc usor intre octombrie si ianuarie. Un meniu construit pe ele costa de regula mai putin decat unul cu legume aduse din import, iar gustul e mai bun. Pentru un meniu de sezon, poti alege preparate calde si ingrediente specifice toamnei, precum:
- supa crema de dovleac sau de ciuperci, servita in cani mici la sosire
- obraz de vita sau rata gatita lent, cu piure de telina
- salate calde cu sfecla coapta si branza de capra
- desert cu gutui, mere coapte sau castane
- vin fiert si ceaiuri cu condimente, pe langa bauturile obisnuite
Bufetul rece de vara nu dispare complet. El ramane util pentru aperitive, dar felul principal se serveste de preferinta cald, la masa sau din statii cu incalzire.
Spatii acoperite si terase incalzite
Alegerea spatiului se face cu mai mult timp inainte decat vara. Pentru un eveniment din decembrie, multe spatii de pe lista de locatii evenimente corporate sunt rezervate inca din septembrie, iar serile de joi si vineri dispar primele. Un termen de 8-10 saptamani e realist.
O terasa incalzita poate prelungi sezonul pana in noiembrie, cu conditia sa fie inchisa pe laterale. Radiatoarele cu gaz sau cele electrice cu infrarosu tin o temperatura placuta pe o raza de 2-3 metri, deci numarul lor se calculeaza dupa suprafata, nu dupa ochi. Alegerea spatiului potrivit depinde de perioada evenimentului si de conditiile pe care le ofera fiecare locatie:
Varianta mixta e adesea cea mai practica. Evenimentul se tine in interior, iar terasa incalzita ramane deschisa pentru pauze, fumatori si conversatii scurte. Paturile si pernele de pe bancile de afara costa putin si fac din terasa un loc in care oamenii chiar raman.
Lumina cand se lasa seara
In decembrie, soarele apune devreme. Un eveniment care incepe la 18 se desfasoara integral pe intuneric, asa ca lumina artificiala face parte din decor si din atmosfera serii.
Lumina calda, face spatiul sa para mai primitor decat neonul alb de birou. Lumanarile pe mese, ghirlandele pe terasa si spoturile indreptate spre bufet schimba atmosfera fara costuri mari. Iarna, cand afara totul e gri, diferenta se simte imediat la intrare.
Scena si zona de discursuri au nevoie de lumina separata. Altfel, fotografiile ies intunecate. Un test facut cu o zi inainte, la aceeasi ora, arata problemele din timp.
Logistica unei seri de iarna
Frigul adauga cateva sarcini care vara nu exista. Ele par marunte, dar fiecare poate strica primele minute ale serii, cand invitatii isi formeaza impresia despre eveniment. Pentru confortul invitatilor in sezonul rece, merita sa iei in calcul cateva masuri practice:
- garderoba cu personal, cu un umeras pentru fiecare invitat
- covoare absorbante la intrare, pentru zilele cu ploaie sau zapada
- o bautura calda oferita in primele cinci minute
- parcare aproape sau transfer organizat pentru grupurile mari
- un plan pentru ninsoare, cu ora limita de anuntare a amanarii
Garderoba e punctul unde se formeaza cozi. La un grup mare, doua persoane la garderoba abia fac fata la sosire. O a treia e o alegere mai sigura, mai ales la plecare, cand toti ies cam in acelasi timp.
Transportul conteaza si el. Iarna, taxiurile se gasesc greu dupa miezul noptii, iar un microbuz rezervat pentru ora 23:30 scuteste multe telefoane. Pentru angajatii care locuiesc in afara orasului, o a doua cursa, la ora 1:00, e o solutie ieftina si apreciata.
Temperatura, un detaliu subestimat
O sala plina se incalzeste singura. Cu o suta de oameni in sala, temperatura urca vizibil in prima ora, asa ca un spatiu foarte incalzit devine sufocant pe la ora 20. E mai bine ca sala sa porneasca putin mai racoroasa.
Terasele au problema inversa. Invitatii care ies din sala incalzita simt frigul brusc, iar paturile pe scaune si radiatoarele pornite cu o ora inainte fac trecerea mai usoara.
Codul vestimentar ajuta si el. O mentiune scurta in invitatie, despre spatiul acoperit sau despre terasa, evita surprizele de la intrare. Invitatii care stiu ca vor iesi afara aleg alte haine decat cele care stiu ca seara se petrece integral in sala.
Sezonul rece ca avantaj
Iarna are avantajele ei. Oamenii cauta ocazii sa stea impreuna in spatii calde, iar o seara bine luminata, cu mancare consistenta si fara grija ploii, ramane in memorie mai mult decat o iesire obisnuita.
Diferenta o face planificarea. Rezervarile facute cu doua luni inainte, meniul gandit pe ingrediente de sezon si o logistica atenta la frig fac din limitele lunilor reci o parte din farmecul serii.
Un eveniment din noiembrie nu trebuie sa semene cu unul din iunie. Cele mai reusite seri de iarna isi asuma sezonul si il folosesc in favoarea lor. Un vin fiert servit la sosire, o terasa cu radiatoare si mese luminate de lumanari spun mai mult despre grija organizatorilor decat orice decor scump.
